Versión 1 - Scripts

Podemos usar los scripts AUTOCRAT y FORMRANGER en un formulario que recoja los mínimos datos imprescindibles para crear y distribuir entre los profesores de un grupo de alumnos un documento donde cada uno de los profesores pueda escribir sobre la evolución académica de un alumno.
Este documento puede usarse solo entre los profesores del grupo, o bien, entregarse a los padres y al alumno.
Además si archivamos todos los documentos podemos ver la evolución de un alumno durante su estancia en el centro.
El procedimiento que se describe reduce drásticamente el tiempo empleado en la creación y distribución del documento de texto a rellenar por los profesores.
Tenemos que crear los siguientes archivos en Google Drive:
  1. Plantilla de documento de texto
  2. Formulario
  3. Hoja de cálculo
Y luego insertar el formulario en una página web para que el acceso al mismo sea más sencillo por parte de los tutores, que en general, serán los encargados de rellenar el formulario y gestionar la información incluida en el documento.
En el siguiente vídeo puedes ver cómo funciona:

Y en esta página puedes probar el formulario y comprobar que se ha generado el documento.

PLANTILLA DE DOCUMENTO DE TEXTO

Puedes hacer una copia de la plantilla de texto haciendo clic aquí.

IP-Año-Mes-Día-Curso-Nombre y Apellidos

El nombre del documento hace referencia a:
  1. IP= Informe a Padres
  2. AÑO-MES-DÍA = Día de la cita con los padres en orden inverso para facilitar la búsqueda del documento ordenando la vista en GDrive por título.
  3. CURSO = Curso y grupo al que pertenece el alumno.
  4. NOMBRE Y APELLIDOS = Nombre y apellidos del alumno a informar.
El documento contiene la siguientes etiquetas que serán usadas por AUTOCRAT para la fusión de datos. Algunas se obtienen del formulario y otras de la base de datos que se incluirá en la hoja de cálculo.
  1. Alumno = Nombre del Alumno
  2. Fecha1 = Fecha de la reunión con los padres
  3. Curso = Curso y grupo del alumno
  4. InfoX = Fechas de los tres últimos informes
  5. AsigX = Nombre de la asignatura X
  6. ProfX = Nombre del profesor de la asignatura X
El cuestionario recoge también la respuesta de los padres ante la información recibida del tutor (o del informe si se remite por correo electrónico).
Además el script colocará el informe en la carpeta correspondiente al curso del alumno, que a su vez estará incrustada en una página web que da acceso a la información de ese grupo de alumnos.

FORMULARIO

El diseño del formulario es como puedes ver más abajo, luego lo generarás a partir de la hoja de cálculo.
(clic en la imagen para ampliar)

Puede usarlo directamente, con solo añadir los grupos que falten para tu centro, y con la ayuda de FORMRANGER completarás el nombre de los alumnos.

Informe a Padres


El formulario sólo hace tres preguntas:
  1. Fecha = Día de la Reunión con los Padres
  2. Curso = Curso del alumno
  3. Alumno = Nombre del alumno
Cuando introducimos el curso del alumno, el formulario nos dirige a la página del grupo correspondiente donde se listan únicamente los alumnos de ese grupo.
Con el uso del script FORMRANGER, el listado de alumnos de cada grupo de revisa cada cinco minutos, con lo que cualquier cambio en un grupo de alumnos no obliga a editar todo el formulario. ¡Una maravilla de Andrew Stillman!

HOJA DE CÁLCULO

Esta parte es la que exige más trabajo y la que nos permite obtener los mejores resultados.
Haces una copia de la hoja de cálculo haciendo clic aquí.

2013-Informe a Padres ‎(Solicitudes)‎

La hoja de cálculo tiene 7 hojas:
  1. Informe
  2. autoCrat Read Me
  3. Datos
  4. Matrices
  5. Alumnos
  6. Respuestas
  7. Estadística
Y los scripts instalados son:
  1. formRanger
  2. copyDown
  3. autoCrat
Lo primero que hay que hacer es completar las hojas que funcionarán como base de datos. Son hojas que contienen datos que vamos a usar y que como son fijos para cada curso basta con copiarlos una vez. Así ahorramos trabajo y eliminamos errores al completar el formulario.

Datos

En esta hoja relacionamos el nombre de cada alumno, con su grupo, tutor, optativas y asignaturas de modalidad.

(clic en la imagen para ampliar)

Alumnos

Aquí listamos todos los alumnos con sus asignaturas. Este listado se obtiene de cualquier base de datos del centro.
A partir de él obtenemos el listado de alumnos por grupo y las asignaturas de cada alumno que aparece en matrices.
(clic en la imagen para ampliar)

Profesores

En esta hoja de cálculo relacionamos el curso, con su código, tutor, dirección de correo electrónico del grupo de profesores, IDkey de la carpeta, asignaturas obligatorias de cada grupo.
También relacionamos el curso con el código de cada asignatura y su nombre, así como el profesor que la imparte.
(clic en la imagen para ampliar)

ListaAlumnos

Obtenemos el listado de alumnos por grupo que usará FORMRANGER para completar los formularios.
(clic en la imagen para ampliar)

Después tenemos la hoja de cálculo con las …

Respuestas

Es la hoja donde se reciben las respuestas del formulario y una columna final que obtiene el nombre del alumno a informar, independientemente del grupo al que pertenece.


Y por fin, tenemos las dos hojas que nos hacen rentable el trabajo anterior.

Informe

En esta hoja se colocan todos los campos que se van a fusionar con la plantilla de texto usando AUTOCRAT. Al final aparecen las cuatro columnas que crea AUTOCRAT como resultado de su acción.

(clic en la imagen para ampliar)
(clic en la imagen para ampliar)
(clic en la imagen para ampliar)
(clic en la imagen para ampliar)
(clic en la imagen para ampliar)

Estadística

Esta hoja tiene dos funciones:
  1. Contar el número de informes realizados por grupo.
  2. Acceder de manera sencilla a los informes de los alumnos.

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